Elektroniczny obieg faktur z KSeF i OCR
Pobieraj faktury z KSeF, odczytuj PDF i kieruj dokumenty do akceptacji. Sprawdzaj odpowiedzialność, etapy obsługi i powiązanie kosztów z projektem.
Od otrzymania faktury do zakończenia obsługi
Faktura wymaga opisu, sprawdzenia i decyzji kilku osób. TIBE porządkuje ten przebieg: rejestrację, opis kosztów, kolejne akceptacje, przekazanie do płatności i zakończenie obsługi. Przy dokumencie pozostają komentarze, załączniki oraz historia udziału w obiegu. Pracownik może sprawdzić dokumenty aktualnie mu przydzielone i te, w których wcześniej uczestniczył.
KSeF i odczyt dokumentów PDF
Integracja KSeF obejmuje pobieranie faktur, przechowywanie dokumentów źródłowych, podgląd i tworzenie dokumentów finansowych w obiegu. System rozpoznaje wcześniej pobrane dokumenty. OCR i AI pomagają odczytać z PDF numer faktury, dane stron, daty, kwoty, walutę, rachunek bankowy oraz termin płatności. Dane wymagają weryfikacji pracownika. Opisany zakres KSeF dotyczy pobierania faktur, a nie ich wystawiania i wysyłania.
Odpowiedzialność i etapy akceptacji
Obieg może rozdzielać etapy merytoryczne, formalne, księgowe i zarządcze. Dostępny jest również wariant skrócony. Reguły przydzielania dokumentów uwzględniają organizację pracy i dostępność pracowników. Grupy dostępu oraz obsługa dokumentów poufnych pomagają ograniczyć dostęp do właściwych osób.
Przykład: faktura za prace wykonawcy
Pracownik pobiera fakturę, sprawdza odczytane dane i wiąże dokument z umową wykonawcy. Koszt przypisuje do projektu oraz odpowiedniej klasyfikacji. Dokument przechodzi przez uzgodnione etapy akceptacji, a jego wartość można analizować w kontekście budżetu i zobowiązań. Powiązania pozwalają wrócić do umowy oraz ustaleń dotyczących realizacji.
Co przygotować do prezentacji?
Wskaż źródła faktur, osoby uczestniczące w obiegu, wymagane etapy i zasady zastępstw. Opisz wyjątki: dokumenty poufne, różne projekty lub dodatkowe akceptacje. Ustalimy zakres konfiguracji oraz potrzebnych integracji z używanymi systemami.
Sprawdź TIBE na swoim procesie
Napisz, jakie zadania chcesz usprawnić i z jakich narzędzi korzystasz.
Napisz na info@tibe.pl ↗